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Individuelle Software für Versicherungsmakler
verschlankt die Abläufe und verbessert die Kundenkommunikation

Beitrag vom 16 | 05 | 2022

Individuelle Software für Versicherungsmakler verschlankt die Abläufe und verbessert die Kundenkommunikation

Bei einer umfangreichen Marktanalyse konnte keine geeignete Software für den Workflow von Versicherungsmaklern in der Schifffahrt gefunden werden. Daher kam für unseren Kunden nur die Entwicklung einer eigenen Software-Lösung zur Unterstützung des eigenen Workflows im Vertragsmanagement für Schiffs-Versicherungen in Frage.

Das Management von Verträgen in der Versicherungsbranche ist ein komplexer Vorgang: Die Zusammensetzung einer Versicherungsprämie, im Zusammenspiel mit den versicherten Werten, Raten und Rabatten, aufgeteilt auf verschiedene Rechnungszyklen, kann schon für Einzel- Policen ein komplexes Gebilde darstellen. Deutlich anspruchsvoller gestaltet sich die Zusammensetzung von Flotten-Verträgen in der Schifffahrt mit dynamischen Abrechnungsintervallen, Nachträgen und anderweitigen Anpassungen.

Um diesen Prozess zu verschlanken und für alle beteiligten Akteure transparenter zu gestalten, haben wir die Prozesse im Vertragsmanagement im Rahmen der Entwicklung einer individuellen Software für Versicherungsmakler aufgegliedert und in ein strukturiertes und an die Bedürfnisse dieser Branche angepasstes System überführt. Durch diese Arbeit haben wir unserem Kunden nicht nur einen deutlichen Mehrwert für seine täglichen Arbeit geliefert, sondern dabei, wie schon bei der Entwicklung einer anderen Individualsoftware für Sachverständige aus der Seeschiffahrt, jede Menge fachspezifisches Knowhow über die Tätigkeiten von Versicherungsmaklern, Assekuradeuren und Versicherern gesammelt.

Standard-Software konnte die umfangreichen Abläufe des Maklergeschäfts nicht abdecken

Der Preisdruck in der Versicherungsbranche ist höher denn je: Nicht nur die zunehmend unsichere Wirtschaftslage, eine immer größer werdende Anzahl von Mitbewerbern sowie die immer effektiveren Vergleichsmöglichkeiten tragen dazu bei. Dies macht es für Versicherungsmakler immer schwieriger, die eigenen Produkte im Wettbewerbsvergleich zu positionieren.

Da unser Kunde auch bei einer umfangreichen Marktanalyse kein Programm finden konnte, das seine eigenen Prozesse und Abläufe abdeckt, kam nur die Entwicklung einer eigenen Software für die Arbeit der Versicherungsmakler in Betracht. Mit diesem auf die Branchenbedürfnisse abgestimmten System haben wir ein Werkzeug geschaffen, dass diese spezifischen Anforderungen berücksichtigt und adressiert. Dadurch ergaben sich für unseren Kunden die folgenden Vorteile:

  • Angepasste Routinen für ein einfacheres und damit deutlich effektiveres
    Vertragsmanagement
  • Transparente Darstellungen umfangreicher Flottenlisten, Prämienberechnungen
    und Abrechnungsplänen
  • Schnittstellen und Exporte für einen lückenlosen Datenfluss und Verbesserung
    der Kundenkommunikation

Schnelle Angebotserstellung durch assistierte Erfassung, Nutzung von Bestandsdaten und Massen-Importe

Zur Erstellung eines neuen Angebots werden zuerst die einzelnen Parameter eines geplanten Neuvertrags zusammengestellt. Dabei kann es sich neben Einzel-Policen auch um gesondert buchbare Zusatzklauseln (z.B. bei War-Risk oder Kidnap and Ransom) und umfangreiche Flotten-Verträge mit mehreren tausend Objekten handeln.

Bei der Zusammenstellung der Daten bietet die Software neben einer Mechanik zur Übernahme von Bestandsdaten einen Assistenten zur Erfassung neuer Objekte sowie eine Stapel-Verarbeitung für den Massen-Import, beispielsweise aus einer Excel-Tabelle oder anderweitigen Schnittstelle.

Flexible Modulation von Raten, Provisionen und Rabatten zur Berechnung der Versicherungsprämie

Auf Basis der erfassten Grunddaten kann die Kalkulation der Prämien durchgeführt werden. Das Makler-Tool bietet dabei diverse Möglichkeiten für die Zusammensetzung: So kann ein fixer Betrag festgelegt werden oder zwischen verschiedenen Modi zur dynamischen Berechnung der Versicherungsprämie gewählt werden. Dabei werden neben dem einfachen Verhältnis von Versicherungssumme und prozentualer Rate auch komplexere Berechnungsmodi unter Berücksichtigung spezifischer Faktoren und Metriken unterstützt.

Bei der Bewertung des Vertrags aus Makler-Sicht ist die Berücksichtigung der anfallenden Provisionen ein wichtiger Baustein der Preisfindung. Diese können im Vertrag auf verschiedenen Ebenen, beispielsweise als prozentualer Anteil der Gesamtprämie, fixe Kommission oder bei Flotten-Verträgen auf Objekt-Ebene hinterlegt werden. Da bei der Zusammenstellung eines Vertrags in der Schifffahrt in der Regel mehrere Parteien involviert sind, ist dies nicht auf einen Makler beschränkt, sondern kann für alle beteiligten Akteure konfiguriert werden.

Dialog zur Kalkulation der Prämie im Zusammenspiel mit Rabatten und Provisionen
Kalkulation der Versicherungsprämie, Rabatten und Provisionen auf Vertrags und Objekt-Ebene mit Auflistung der versicherten Objekte (Rabatt-Ansicht)

In der Preisverhandlung mit dem Kunden ist außerdem die Berücksichtigung und Gewährung verschiedener Rabatte ein entscheidendes Element für einen erfolgreichen Abschuss. Wie auch bei der Festlegung der Prämie unterstützt das System neben der Definition fixer Pauschalen die Hinterlegung variabler Gutschriften. Diese lassen sich dabei auch mit gesonderten Klauseln, beispielsweise für einen bestimmten schadenfreien Zeitraum (no claims rebate) oder bei Vertragsverlängerung (policy renewal rebate) verknüpfen. Derlei Gutschriften lassen sich im System so nach Eintritt der definierten Klauseln aktivieren und im Rechnungslauf berücksichtigen.

Alle beschriebenen Varianten lassen sich dabei bereits zum Zeitpunkt der Vertragsgestaltung modulieren und hierdurch sowohl auf Kunden-Seite als auch für den Makler bei der Betrachtung des Gesamtbildes berücksichtigen.

Die Makler-Software ermöglicht die übersichtliche Aufbereitung aller Vertragsdaten

Der jeweilige Stand der Kalkulation wird durch das System zu jedem Zeitpunkt der Vertragsfindung übersichtlich und nachvollziehbar visualisiert. Dabei werden verschiedene, je nach Zielgruppe angepasste Darstellungen und Exporte unterstützt, wodurch die verschiedenen Stände als Bestandteil der Vertragsfindung genutzt werden können. Neben einer gut erfassbaren Gesamtübersicht, insbesondere bei Verträgen mit vielen Objekten, bietet das Tool die Möglichkeit, objekt-bezogene Detailanpassungen der Prämienberechnung auszuweisen. Bei der Ausgabe der Berechnungsdaten erlaubt das System dabei auch – je nach adressierter Zielgruppe – die Hervorhebung oder Einschränkung der dargestellten Werte. Dabei unterstützt die Software auch die Ausgabe verschiedener Exporte zur Weiterleitung und Verarbeitung durch andere Stellen.

Nicht nur das Zustandekommen der Prämien, sondern auch die Planung zur Abrechnung der fälligen Beträge lassen sich über das System modulieren. Je nach Konfiguration des Vertrags in der Software können die Versicherungsmakler zwischen einer pauschalen Gesamtabrechnung, die Aufteilung auf mehrere Teilabrechnungen oder auch eine tagesgenaue Pro-Rata Abrechnung wählen.

Liste aller Kundenabrechnungen, gefiltert nach Kunde und Rechnungsjahr
Rechnungsliste im Buchhaltungsmodul, gefiltert für den Beispielkunden für das Rechnungsjahr 2022. In der Tabelle sind die zuvor geplanten vier Teilabrechnungen, sowie die stornierte zweite Rechnung und die zugehörige Korrektur-Abrechnung zu sehen

Tagesgenaue Verrechnung von Nachträgen im Zusammenspiel mit der Buchhaltung

Die in der Vertragsfindung geplanten Abrechnungs-Posten lassen sich über das Buchhaltungs-Modul übernehmen und in den Rechnungslauf einspeisen. Der durchgehende Datenfluss erlaubt dabei über entsprechende Querverweise zu den im Vertrag hinterlegten Objektdaten eine lückenlose Dokumentation und transparente Nachvollziehbarkeit des Zustandekommens der einzelnen Rechnungsposten.

In laufenden Verträgen erlaubt die Funktion zur Verrechnung von Nachträgen und Stornos im Vertragsmanagement, im Nachgang auftretende Änderungen zu berücksichtigen. Dabei werden die in der Abrechnung genutzten Datensätze von der Software stets konsistent ausgewiesen und bleiben auch im Zusammenspiel mit bereits erfolgten Abrechnungen und gegebenenfalls auftretenden Stornos konsistent und durchgehend durch die Versicherungsmakler nachvollziehbar.

Individuell entwickelte Software verschlankt den Arbeitsprozess und erhöht die Kundenbindung

Das individuell und auf die spezifischen Bedürfnisse der Versicherungsbranche zugeschnittene Software-Tool ermöglicht eine vollständige und lückenlose Abwicklung des gesamten Workflows. Im Gegensatz zu Standard-Software müssen sich die verschiedenen Akteure dabei nicht den Eigenheiten der gewählten Software-Lösung anpassen, sondern werden in Ihren eigenen Workflows und Abläufen unterstützt. Der durchgängige Informationsfluss ermöglicht dabei die Dokumentation aller relevanten Prozesse und erlaubt eine transparente Aufbereitung aller relevanten Daten für die verschiedenen Zielgruppen.

Maßgeschneiderte Versicherungssoftware hilft somit bei der Vertragsabwicklung, verschlankt die Prozesse und hilft dabei die Kundenbindung zu verbessern.

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